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Emissão de Nota Fiscal: confira como gerar NF-e em sua empresa

Emissão de Nota Fiscal: confira como gerar NF-e em sua empresa

Emissão de Nota Fiscal: confira como gerar NF-e em sua empresa

A Nota Fiscal é um dos documentos mais importantes para quem possui um negócio. É com ela, afinal, que são registradas as vendas de mercadorias. Apesar de ser bem conhecida, a emissão de Nota Fiscal ainda gera muitas dúvidas entre os empreendedores de primeira viagem. Neste artigo, vamos demonstrar como gerar NF-e em sua empresa.

Vale lembrar que a Nota Fiscal Eletrônica foi uma criação do governo para modernizar e tornar mais eficiente a emissão do documento. Um formato que gera praticidade tanto para o seu negócio como para o os órgãos de fiscalização. Vale lembrar ainda que a NF-e substitui os modelos 1 e 1A de notas em papel.

Na prática contábil, este registro também vai ser de grande importância, além de servir como um comprovante do recolhimento de tributos. Não podemos esquecer, tampouco, que a NF é um direito do consumidor. É com este documento que os clientes podem fazer trocas e devoluções de produtos.

O modelo eletrônico vai trazer outros benefícios muito próprios para quem gera o documento. Além da facilidade e rapidez no envio de informações para o governo, acabam sendo reduzidos tempo e despesa da emissão. Estas notas podem ser enviadas diretamente por e-mail, dispensando a necessidade de impressão.

A forma de armazenamento é mais uma vantagem, já que não ocupa espaço físico. Isto vai facilitar, inclusive, na hora de consultar os documentos que foram emitidos. Também fica mais fácil cumprir a lei que demanda o armazenamento das notas por 5 anos. A esta altura, já não resta dúvida quanto aos benefícios. Confira, então, nos tópicos seguintes como gerar NF-e em sua empresa.

Conheça os pré-requisitos para Emissão de Nota Fiscal Eletrônica

Para emitir uma Nota Fiscal Eletrônica você precisa, em primeiro lugar, de um Certificado Digital. Ele nada mais é do que uma assinatura virtual e que serve para dar validade jurídica ao documento. O certificado identifica e confirma quem é o emissor da NF-e.

Recomenda-se aqui a adoção do modelo a1. Você pode obtê-lo online, nas agências dos Correios e na Associação dos Contabilistas do seu município. Outro item básico para emissão é um dispositivo com acesso à internet. Computadores, notebooks, celulares e tablets servem para este fim.

Apenas tenha atenção ao sistema emissor, pois ele deve ser compatível com o equipamento utilizado. Se você quer saber como gerar NF-e em sua empresa, os softwares para emitir a nota também são indispensáveis. O ideal é que esta solução apresente integração com outras atividades da empresa.

Isto vai tornar a sua gestão simplificada e centralizar as informações. Além de tudo, você evita ter de repetir os mesmos cálculos e registros em vários lugares diferentes. Por fim, o último e mais básico dos requisitos, é uma conexão com a internet.

É indispensável para emissão da NF-e que você esteja conectado. Assim, o sistema emissor poderá se comunicar diretamente com a Secretaria da Fazenda (Sefaz) e a Receita Federal. É através da internet que os órgãos mencionados liberam automaticamente a sua empresa para gerar a nota.

Como gerar NF-e em sua empresa: Conheça os formatos de arquivo e os campos obrigatórios

Antes de emitir uma NF-e, é importante que você esteja habituado aos formatos de arquivo e conceitos implicados no processo. Os arquivos XML são o mais importante para se conhecer logo de cara. Este é o formato digital padrão adotado pelo governo. Resumidamente, são as Notas Fiscais Eletrônicas, propriamente ditas.

Por vezes, a emissão de Nota Fiscal é confundida com o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe). O objetivo deste último é simplificar as informações da NF-e, de forma gráfica. Ele serve para que o consumidor visualize os dados presentes na nota. O Danfe, contudo, não pode substitui-la.

Apesar disto, sua impressão pode ser obrigatória em alguns casos. O Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP), por sua vez, é uma série de números que identificam a circulação de produtos e serviços de transporte entre municípios e estados. Ele faz parte das Notas Fiscais, assim como da escrituração de livros, declarações e guias.

Por fim, a Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) é outro código que você deve conhecer. Ele possui 8 dígitos e serve para identificar mercadorias comercializadas entre os países do bloco. Acontece que ele deve estar presente na nota mesmo para transações dentro do país.

Com relação aos campos obrigatórios para gerar a sua NF-e, temos:

• Dados do emitente – CPNJ, razão social, endereço e outros dados da sua empresa;

• Dados do destinatário – o cliente;

• Produtos ou serviços vendidos;

• Nome ou Identificação do Produto ou Serviço;

• Tipo – Unidade (un), peça (pc), m² e assim por diante;

• Quantidade;

• Valor unitário e valor total;

• Peso líquido e bruto total;

• Código Especificador de Substituição Tributária (Cest);

• Informações de tributação – ICMS, natureza da operação, forma de pagamento, CFOP etc.

Confira o passo-a-passo do processo

Conhecendo os pré-requisitos, formatos e campos obrigatórios, você estará apto a gerar sua NF-e. Primeiro, devemos considerar qual o regime tributário no qual a sua empresa se enquadra. Em seguida, quais tipos de nota ela irá emitir. Pode ser que no seu negócio seja necessária também a Nota Fiscal do Consumidor (NFC-e).

Este é um documento utilizado no varejo. E existe ainda a Nota Fiscal de Serviço (NFS-e). Esclarecidos estes tópicos, você precisa credenciar a sua empresa na Sefaz local. Assim, estará liberado para emitir as notas. Cabe ressaltar que os prestadores de serviço devem se registrar na prefeitura da cidade.

A próxima etapa para a emissão de Nota Fiscal é escolher o software que será responsável pela operação. Uma vez que seja gerado o documento, será criado também um arquivo XML. É a própria Secretaria da Fazenda que se encarregará de conferir este arquivo.

Se receber um retorno positivo, você estará livre para enviar o Danfe online para o cliente. Vale notar que pessoas físicas também podem emitir Nota Fiscal. Basta que se cadastrem na prefeitura e que usem um software emissor posteriormente. Este é o passo-a-passo de como gerar NF-e em sua empresa.

Aproveite os benefícios da tecnologia: Adote um software emissor de NF-e

Como vimos, a emissão de Nota Fiscal demanda a utilização de programas de computador que realizem o procedimento. O ideal é adotar sistemas de gestão empresarial integrados que possam ajudar em vários detalhes, como gerar NF-e em sua empresa e gerenciar aspectos fiscais.

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