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Emissão de Nota Fiscal: Saiba os erros que você não pode cometer nesse momento

Emissão de Nota Fiscal: Saiba os erros que você não pode cometer nesse momento

Emissão de Nota Fiscal: Saiba os erros que você não pode cometer nesse momento

No dia a dia das operações de uma empresa são realizadas muitas transações comerciais de vendas de produtos e prestações de serviços, situação em que a sua formalização legal ocorre com a emissão da nota fiscal da respectiva transação.

Embora a atividade de emitir notas fiscais seja uma situação cotidiana, alguns erros podem ocorrer nesse processo, seja por falta de atenção na sua execução, ou até mesmo por inconsistência na atualização do conhecimento na área.

Por entendermos a importância desse tema, preparamos este artigo que vai te orientar a respeitos dos erros que você não pode cometer ao emitir as notas fiscais na sua empresa.

Erros no preenchimento dos dados

Pode parecer óbvio e redundante dizer que é preciso informar os dados de forma corretos ao emitir a nota fiscal, porém, um dos erros mais comuns nesse processo são falhas nas informações básicas, algo que provoca inconsistência em todo o processo. Por mínimo que seja o dado, ele exerce grande função no contexto de informação.

Pequenos erros podem causar transtornos no processo de transporte e, inclusive, pode acarretar apreensão da carga nos postos de fiscalização da Receita Federal.

Tenha atenção também aos campos obrigatórios, pois, esses dados são ponto-chave no processo de formalização da relação comercial.

Cadastro dos clientes desatualizado

O cadastro dos clientes com informações desatualizadas pode resultar em inúmeros transtornos, desde a rejeição da autorização da emissão da nota fiscal, até o extravio da mercadoria. Esse também é um erro muito comum, pois a maioria das pessoas envolvidas nesse processo não costuma confirmar os dados do destinatário antes de emitir o documento fiscal.

Logo, evite erros ao emitir as suas notas fiscais realizando verificações e atualizações periódicas no cadastro dos clientes em sua base de dados.

Erros no cadastro dos produtos

Outro erro muito comum no processo de emissão de nota fiscal e que pode gerar problemas de grandes proporções está relacionado a erros no cadastro dos produtos, principalmente, os parâmetros fiscais e tributários, como o NCM, alíquota de ICMS, PIS, COFINS e demais informações.

Erros dessa natureza geram outros erros, como um efeito em cascata, pois, as notas fiscais emitidas servem de base para a apuração dos tributos, elaboração e entrega de declarações ao Fisco.

Tais inconsistências geram sérios problemas junto aos órgãos fiscalizadores, o que coloca a empresa em situação de risco, pois, pode ocasionar sanções e multas.

Erro nas informações do certificado digital

O certificado digital utilizado para assinar as notas fiscais emitidas contém todas as informações relacionadas à empresa, por isso, qualquer alteração de informação atrelada ao CNPJ deve resultar em nova emissão do certificado digital. No entanto, muitas empresas fazem alterações de informações e continuam emitindo notas fiscais com o certificado digital antigo.

Essa prática é um erro grave no processo de emissão de nota fiscal, pois, haverá inconsistência de dados entre o cadastro da empresa e o que foi informado à Receita Federal no momento da emissão da nota.

Falha na informação da data e hora de saída

Um erro muito comum na emissão de nota fiscal é informar a data e hora de saída que não corresponde ao início do transporte, de modo que, na maioria dos casos, é informada a mesma data e hora da emissão, porém, o transporte só é iniciado dias depois.

Isso pode gerar sérios problemas, dado que, caso haja fiscalização no transcurso do transporte e o período de datas não corresponder ao tempo médio de deslocamento entre a sua empresa e o cliente, o fiscal pode subentender que está ocorrendo o caso de reaproveitamento de documento fiscal para realizar vários transportes. Isso é um erro grave e pode originar em multas e apreensão da carga.

Esses são os 5 principais erros mais comuns no processo de emissão de nota fiscal e, a partir desse conhecimento, você deve analisar se a sua empresa está em conformidade com todas as regras.

Confira essas 4 outras dicas que vão te ajudar na hora de emitir uma Nota Fiscal Eletrônica

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